Gezgini rezervasyon iletişiminden ayırın
Bir şirket asistanı, bir meslektaşının veya ziyaret ortağının ulaşımını ayarlayabilir. Değişiklikleri kimin ileteceğini, arabayı kimin karşılayacağını ve yolcunun sürücüyle nasıl iletişim kurabileceğini belirleyin. Yalnızca organizatörün görebileceği bir mesaja güvenmek yerine, yolcuya kabul edilen teslim alma ayrıntılarını verin.
özel şoför hizmeti ile başlayın ve talebin bir transferi mi, birkaç toplantıyı mı yoksa tanımlanmış ayrılmış bir günü mü kapsadığını açıklayın. Operasyonel planın şirketin gereksinimleriyle eşleşmesi için gerçek adresleri ve varsa sabit randevu saatlerini ekleyin.
Onaylamadan önce dokümantasyonu sorun
Operatöre şirketinizin ihtiyaç duyduğu kayıt türünü söyleyin ve nelerin sağlanabileceğini sorun. Hizmetten önce ilgili şirket detaylarını, para birimini ve ödeme açıklamasını kontrol edin. Belirli bir fatura formatı veya muhasebe uygulaması gerekliyse, şirketinizin sorumlu kişisinin bunu doğrudan incelemesini sağlayın.
WhatsApp’tan yazın taşıma kapsamının ve toplamın tanımlanmasına yardımcı olur. Yazılı bir fiyat teklifi, rezervasyon onayı ve ödeme kaydı farklı amaçlara hizmet eder. İhtiyacınız olan belgeleri, her şirket içi sürecin otomatik olarak karşılandığını varsaymadan isteyin.
Çoklu toplantı gününü okunabilir hale getirin
Toplantıları adresler, beklenen süreler ve son ayrılma tarihleriyle birlikte sırayla listeleyin. Dolabilecek randevuları işaretleyin ve ayrılmış beklemenin nasıl ele alınacağını sorun. Yemek veya otel molası planlanıyorsa, arabanın müsait mi kalacağını yoksa daha sonra almanın ayrı olarak mı ayarlanacağını söyleyin.
Uluslararası ziyaretçiler için havaalanı transferi'yi açıkça tanımlanmış bir yolculuk olarak ekleyin. Uçuş numaralarını, yerel tarihleri, toplantı düzenlemesi için gereken yolcu adlarını ve bagajları paylaşın. Havaalanından karşılama ile ilk ofis randevusunu, tüm varış sürecinin değerlendirilmesi için yeterince uzakta tutun.
Koordineli bir istek örneği
Bir organizatör, havaalanına varış, otel adresi, ertesi gün iki toplantı ve akşam otele dönüş sağlar. Seyahat eden kişinin iletişim kişisini tanımlar ve şirketin ihtiyaç duyduğu rezervasyon ve ödeme kaydını belirtir. Operatör daha sonra kullanılabilirliği ve tüm işletim kapsamını doğrulayabilir.
Nihai varış noktası veya toplantı programı değişirse organizatör revize edilmiş bir rota gönderir ve sürücüden bunu onaylamasını ister. Bu, asistanın uyguladığı orijinal plan ile yolcunun sözlü olarak verdiği farklı talimat arasındaki karışıklığı azaltır.
Yolculuğu kararlaştırılan bir kayıtla kapatın
Seyahate çıkmadan önce kabul edilen aracı, çalışma saatlerini, bekleme düzenlemelerini ve toplamı kaydedin. Hizmetten sonra gerçek yolculuğu kontrol edin ve rezervasyon sırasında kararlaştırılan kayıtları isteyin. Bir rota değişikliği hizmeti değiştirdiyse, kabul edilen açıklamayı diğer belgelerle birlikte saklayın.
Birkaç bölgeyi kapsayan seyahatlerde veya gecelemelerde, her çalışma gününü görünür tutmak için seyahat planı sayfası'yi kullanın. Açık rezervasyon kayıtları şirketin kendi sürecini desteklerken vergi ve muhasebe kararlarını da onlardan sorumlu kişilere bırakır.